نموذج تقرير جاهز pdf، تعتبر كتابة التقارير من الأمور التي يجب على كل موظف أن يكون قادر على كتابتها بشكل احترافي، وذلك لأن التقرير الجيد يعكس مدي كفاءة الموظف ومدي قدرته على توظيف كل المعلومات التي يريد أن يشرحها من خلال التقرير، ولهذا يجهل كثير من الموظفين القدرة على كتابة التقرير بشكل مفصل، ولهذا يعاني من القدرة على توظيف كل المعلومات لديه في التقرير، نحن في هذا المقال سوف نقوم بالوقوف على اهم خطوات كتابة التقرير وما هي انواع التقارير، وسوف نذكر نموذج لتقرير جاهز، في نهاية مقالنا سوف تكون قادر على كتابة تقرير بشكل ممتاز ومعرفة ما هو التقرير الذي تريد كتابته، فهيا بنا إلي مقالنا نموذج تقرير جاهز pdf.

ما هو التقرير

هو عبارة عن عرض كتابي للبيانات والحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما ويكون التقرير عبارة عن عرضاً تحليلياً، وبأسلوب مبسط منظم، ويكون مرفق مع التقرير النتائج والاقتراحات التي تم التوصل لها.

أهداف كتابة التقارير

يمكن تحديد الأهداف المرجوة من كتابة التقارير بكافة أنواعها ومسمياتها وهذه الأهداف تتمثل في ما يلي:

  • فهم التقارير يساعد قيادة المؤسسة أو الشركة في  الحصول على المعلومات اللزمة حول وضع المؤسسة إدارياً وفنياً ومالياً وبالتالي يساعد على اتخاذ القرارات بشكل دقيق وأكبر موضوعية مما يترتب عليه اتخاذ قرارات بشكل صحيح.
  • تساعد على إبراز وعرض إنجازات الشركة أو المؤسسة بشكل عام وأقسامها ودوائرها بشكل خاص وهذا من شأنه أن يساعد بعكس صورة إيجابية عن المؤسسة أو أحد مكوناتها بشكل خاص.
  • تساعد التقارير على الوقوف على نقاط قوة الشركة أو المؤسسة والسبيل لتطويرها، كا أنها تعطي صورة عن نقاط ضعف المؤسسة وطرق علاج هذه المشاكل ونقط الضعف.
  • تعتبر التقارير إحدى الطرق التي يتم من خلالها التفاعل بين دوائر المؤسسة الواحدة وبين المؤسسات والدوائر الخارجية وأيضا بين الشركات المنافسة.
  • تعتبر التقارير أداة لتسجيل وتوثيق المعلومات والبيانات داخل المؤسسة، كما يعتبر التقرير هو سجل تاريخي لعمل المؤسسة ومنحنى نجاحها.

أهمية كتابة التقارير

تعتبر التقارير ذات أهمية كبيرة جدا وذلك استناداً على العدي من النقاط وهي:

  • تقدم التقارير لقارئها صورة واضحة عن واقع معين أو ظاهرة معينة في المؤسسة أو الشركة، كتقرير شهري عن مشروع معين من حيث الإنجازات وسبل تطوير وما هي المخاطر المحدقة بالمشروع وسبل التخلص منها أو الحد منها.
  • تستخدم التقارير كوسيلة هامة في عملية وضع تصورات مستقبلية، فمثلا التقرير المقدم للإدارة يشرح فيه أنجازات وإخفاقات المؤسسة يعطى تصور لدى القائمين على سبل الخطط المستقبلية.
  • يمكن للتقارير أن تشكل أساسا للتواصل والاتصال بين مكونات المؤسسة من دوائر وأقسامووحدات إدارية .
  • تشكل التقارير وسيلة هامة في مراقبة ومتابعة عمل المؤسسة بشكل عام، وتحديد مدي الانجاز بالنسبة لخطط عملها وكيفية تطويرها.

أجزاء التقرير

حتي يعطى التقرير النتيجة المرجوة منه ويكون قادر على إيصال كل معلومة بكل شفافيو ومصداقية وواقعية لابد أن يتكون من أجواء أساسية لا يمكن الاستغناء عنها وهذه الاجزاء هي:

  • الغلاف: يعكس الغلاف الصورة الخارجية للتقرير ويجب أن يعد الغلاف بطريقة توحي للقارئ أن هناك أمور مهمة يجب أن تقرأها، ويضم التقرير العناصر الأساسية الأتية:
    • عنوان التقرير.
    • تاريخ الإصدار.
    • الجهة المقدم لها التقرير.

يجب أن يكون الغلاف مصنوع من مادة بلاستيكية أو من الورق المقوي، ولكن من الملاحظ قوله أن ليس كل التقارير تحتاج إلي غلاف، مثل التقارير اليومية أو الشهرية، ولكن التقارير السنوية والتقارير النهائية لابد أن تحتوي على غلاف.

  • صفحة العنوان :وهي الصفحة التي تلي الغلاف مباشرة وحسب طبيعة التقرير يجب أن تحتوي الصفحة على عدة عناصر أساسية وهي:
    • عنوان التقرير.
    • اسم معد التقرير.
    • وظيفة معد التقرير.
    • اسم المؤسسة التي صدر منها التقرير.
    • اسم المؤسسة  التي صدر إليها التقرير.
    • تاريخ إصدار التقرير.
  • الملخص: وهو سرد لمحتويات التقرير بصورة مختصرة، بحيث يأخد القارئ الأهداف من وراء كتابة التقرير وما هي أهم التوصيات بصورة سريعة وذلك بالتركيز على النتائج والتوصيات.
  • جدول محتويات: يعتبر جدول المحتويات من أهم الأجزاء في التقرير فهو يعطي صورة عن مدي الترتيب والتنظيم في كتابة التقرير، بحيث يستطيع القارئ من خلال جدول المحتويات الوصول لأي جزء في التقرير بكل سهولة.
  • القوائم التحضيرية: هي مجموعة من القوائم التي تلخص بعض العناصر الهامة الواردة في التقرير والهدف منها تسهيل البخت عن هذه العناصر ومن هذه العناصر:
    • قائمة الأشكال.
    • قائمة الجداول.
    • قائمة الرموز والمختصرات.
  • المقدمة: وهي جزء تمهيدي لابد منه لوضع القارئ في منهج تسلسلي بخلفية موضوع التقرير وأهدافه ومبررات كتابته بحيث تتطرق المقدمة لبعض مكونات التقرير.
  • متن التقرير: هو الجسم الرئيسي والذي يشكل أهم وأكبر عناصر التقرير، يضم متن التقرير مجموعة من المكونات الأساسية من أجزاء وأقسام وفصول ويعرض المتن هذه الأجزاء والمكونات بشكل تفصيلي من الشرح.
  • استنتاجات التقرير: وهي عرض واضح لنقاش وتحليل النتائج التي توصل لها التقرير وبطها بالمعلومات والبيانات والمؤشرات التي تم عرضها بالتقرير وخاصة بقسم المتن، تشكل الاستنتاجات بعض الاجابات على فحوي أهداف التقرير ومبرراته.
  • التوصيات: وهي النقاط التي يتم صياغتها بشكل واضح لمعالجة ما تمخضت عنه نتائج التقرير وتشكل أساس التصورات المستقبلية لعلاج ما تم نقاشه والوصول إليه من استنتاجات، وتعتبر صياغة التوصيات تحدي كبير حيث أنه مهما كانت جودة التقرير عالية، إلا أنه بدون توصيات محددة مرتبطة بالاستنتاجات يبقي التقرير خاوياً لحد كبير وغير مفيد.
  • المراجع: وهي التقارير أو الكتب أو الوثائق التي تم الاستناد إليها عند كتابة التقرير، وفى العادة لا يتم استخدام المراجع بشكل عام في جميع أنواع التقارير، نلاحظ أن التقارير التي يكتب فيها مراجع هي التقارير التي تذهب إلي جهات خارج المؤسسة.
  • المرفقات: وهي كافة الوثائق والمستندات التي لا ضرورة لضمها لجسم التقرير، ولكنها مهمة جدا للرجوع إليها للتعرف على بعض التفاصيل.

أنواع التقارير

يمكن تصنيف التقارير وتبيان أنواعها حسب مجموعة من المعايير المختلفة من حيث فترة تقديم التقرير، وهدف التقرير، والجهة المقدم لها التقرير، وتتمثل هذه الأنواع فيما يلي:

  • التقارير من حيث توقيتها: وهي تقارير تكتب حسب التوقيت المعد فيها التقرير وهي:
    • تقارير أولية.
    • تقارير مرحلية.
    • تقارير نهائية.
  • التقارير حسب الجهة المقدم لها التقرير: وهي تقارير تعتمد على الجهة التي نريد تقديم لها التقرير وهي :
    • تقارير داخلية.
    • تقارير خارجية.
  • التقارير حسب تكرارها: وهي تقارير تصنف حسب عدد كتابة التقارير وهى نوعان:
    • تقارير دورية.
    • تقارير  غير دورية.
  • التقارير حسب المحتوي: وتتميز هذه التقارير حسب المحتوي الذي تتمضنه ومنها:
    • تقارير المراقبة والمتابعة.
    • تقارير الأنشطة.

تقارير مالية ومحاسبية.

  • التقارير حسب مدتها: وهذه التقارير تصنف حسب مدتها وهي:
    • تقارير يومية.
    • تقارير أسبوعية.
    • تقارير شهرية.
    • تقارير الربع الأول من السنة.
    • تقارير النصف سنوية.
    • تقارير سنوية.

خطوات إعداد التقرير الجيد

تعتبر كتابة التقرير الجيد من أهم المهارات التي يجب على كل موظف أن يتقنها وتتمثل هذه الخطوات في ما يلي:

  • تحضير الهدف الرئيسي للتقرير.
  • التحضير للإعداد: وتتمثل هذه الخطوة بالتحضير الجيد لكتابة التقرير حسب الأصول وتتمثل فيها يلي:
    • تحضير الفريق وتوزيع المهام.
    • تحضير خصائص التقرير.
    • تحديد مصادر المعلومات.
    • تحديد خطة الإعداد.
  • البدء بكتابة التقرير.
  • تحضير مسودة التقرير.
  • تحضير النسخة النهائية من التقرير.

نماذج تقرير

نقدم في هذا المحور بعض نماذج لكتابة تقرير بعض التصنيفات التي ذكرناها ومنها:

  • نموذج تقرير مرحلي لتنفيذ مشروع لمؤسسة

شعار المؤسسة /شعار المؤسسة الممولة

اسم المؤسسة:………………………………..

تقرير مرحلي لمشروع:………………………

تمويل:………………………………………

مقدم من:……………………………………

التاريخ(شهر/سنة)

جدول المحتويات

معلومات عامة عن المؤسسة
اسم المؤسسة
مجال عمل المؤسسة
عنوان المؤسسة
ممثل المؤسسة(مدير عام/رئيس مجلس)
شخص الاتصال بالمؤسسة
مجال عمل المؤسسة
معلومات عامة عن المشروع
اسم المشروع
رقم المشروع
موقع المشروع
مدة المشروع
التاريخ الفعلي لبدء المشروع
التاريخ الفعلي لانتهاء المشروع
معلومات عن التمويل
اسم الجهة الممولة
قيمة المنحة المقدمة للمؤسسة
قيمة مساهمة المؤسسة
مساهمات من جهات أخري
قيمة الدفعات حتى تاريخ إعداد التقرير
معلومات عن التقرير
طبيعة التقرير
فترة التقرير
رقم التقرير
تاريخ تقديم التقرير

 

  • مقدمة التقرير
    • خلفية عن التقرير
    • أهداف المشروع
    • الفئة المستهدفة
    • مراحل المشروع الرئيسية
  • إنجازات التقرير
المراحل والأنشطةالنسبة المئوية للإنجاز الفعليأسباب التأجيل أم عدم التنفيذإجراءات إدارية للمشروعملاحظات
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

 

  • المشاكل والتحديات التي واجهت المشروع
الفعاليات والأنشطةالمشاكل والمعيقاتآليات التغلب عليهاملاحظات
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

 

  • الصرف المالي خلال فترة التقرير
البند الماليالقيمةالصرف الفعليملاحظات
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

 

  • ملاحظات
  • مرفقات

تقرير تفتيش داخلي

  • اليوم    …………..
  • التاريخ ……………
  • جهة الزيارة : الإدارة / الدائرة / ………………………………………………
  • هدف الزيارة : ………………………………………………………………
  • نوع الرقابة
  •  طبيعة الرقابة
  • الاسم :
  • التوقيع:
  • تفاصيل المهام
    •  الالتزام بالحضور ولانصرف   …………..  جيد     متوسط     سيئ
    •  الالتزام بالتعليمات الإدارية       ………….. جيد    متوسط     سيئ
    •  الساعات الإضافية الكمية المستهلكة  ………..
  • مشاكل العمل………………………………………………………………………………………………………………..
  • التوصيات والحلول………………………………………………………………………………………………………………..
  • مشاكل الموظفين………………………………………………………………………………………………………………..
  • التوصيات والحلول………………………………………………………………………………………………………………
  • تنقلات وتعيينات …………………………………………………………………
  • المشاركة في اللجان……………………………………………………………….
  • موضوع الجنة …………………………………………………………………..
  • التوصيات ………………………………………………………………………
  • تطبيق القرارات والتعليمات الواردة …………………………………………………………
  • احتياجات الإدارة /الدائرة ………………………………………………………….
  • مشاريع واقتراحات ……………………………………………………………….
  • فريق الزيارة……………………………………………………………………

في نهاية مقالنا هذا وضحنا أهمية التقرير والأهداف المرجوة من التقرير، وما هي طريقة كتابة التقرير،كما رأينا نماذج لبعض التقارير، كما يسعدنا في مؤسسة المحيط أن نستقبل آرائكم واستفسياراتكم ودمتم بخير.