يعتبر معرفة كتابة ومحضر الاجتماع والكيفية المتبعة له من المهارات التي يجب أن تتوفر في الموظف، فإن العديد من الأشخاص يتسائلون عن كيفية كتابة محضر الاجتماع الذي يحضرونه، وكيفية كتابة خاتمة بالتوصيات المناسبة، ولذلك نقدم لكم في هذه المقالة خطوات الكتابة لمحضر الاجتماع، وكيفية الكتابة، اليكم المقالة.

خطوات الكتابة لمحضر الاجتماع

  • عليك الاستعداد للاجتماع عن طريق احضار مفكرة وقلم، حيث تكون ورقة المفكرة مقاس A4، لتتمكن من كتابة أكبر عدد من الملاحظات.
  • يراعى كتابة موعد وتاريخ انعقاد الاجتماع، حيث يتم الكتابة بالتاريخ واليوم والمكان والساعة.
  • كتابة أسماء الحضور في الاجتماع، لتسجيل الحضور داخل الاجتماع.
  • قراءة محتويات الاجتماع، لأن المحتويات تحتوي على عدة مواضيع يراد مناقشتها داخل الاجتماع، وفتح مجال التعديل عليها من الأشخاص الحاضرين، من حيث الإضافة والحذف وغيرها.
  • عليك الاحتفاظ بالمحضر السابق للاجتماع، حيث يلزم إحضاره، لأن من الممكن أن تتم قراءته على الحضر لاطلاعهم على متابعة ومعرفة آخر المستجدات، المتعلقة بالامور المتفق عليها مسبقا، والأفضل وجود نسخ توزع على الحاضرين.
  • عليك الايجاز عند الكتابة ولا تشترط الكتابة احتواء كامل التفاصيل، وذلك خلال كتابة القرارات المتخذة والنقاط الرئيسية.
  • ضم واحتواء كامل التقارير والمذكرات لمحضر الاجتماع، أي دمع أي تقارير قد تمت ماقشتها داخل الاجتماع.
  • التركيز على المهام التي يتكلف بها، من خلال تدوين أي مهمة أو تكليف والشخص الذي كلف بها.
  • الكتابة لآلية أخذ القرارات، فهناك الكثير من الأحيان يتواجد اختلاف بالأصوات فمنها الموافقة ومنها الرافضة وإضافة القرار النهائي، وكل ذلك يجب تدوينه.
  • استكمال أي بيانات منقوصة بعد الاجتماع مباشرة، من خلال الرجوع لأصحاب الشأن.
  • كتابة موعد الانتهاء للاجتماع والتأكد من حصولك على كافة الأوراق المهمة والمستندات مثل التقارير والمذكرات وكشف الحضور.
  • البدأ بتدوين صيغة نهائية لمحضر الاجتماع ولا داعي للتأجيل حتى تتمكن من سهولة ارجاع المعلومات الهامة، وتوزيع المحضر للأشخاص الذين كلفوا بعدة مهام معينة ومتابعتهم.

محضر الاجتماع الذي حضرته والتوصيات المناسبه

نقدم لكم هنا طريقة كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته وختمه بالتوصيات المناسبة، اليكم النموذج التالي:

إنه في يوم ………… الموافق …………. تم اجتماع …………..
الساعة …………… تحت رعاية …………. وبحضور ……………
وغياب ………..،…………….،………… وذلك لمناقشة

جدول الأعمال

  1. …………………
  2. …………………
  3. …………………

أهم القرارات والتوصيات:
وقد أسفرت المناقشات على ما يلي:

  1. …………………
  2. …………………
  3. …………………
  4. …………………
  5. …………………

ونكون هنا وصلنا واياكم لنهاية هذه المقالة والتي ضمنت الشرح المفصل لطريقة كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته وكيفية خاتمته بالتوصيات المناسبة، على أمل أن تكونو قد استفدتم من هذه المقالة وحصلت على اجابة سؤالكم، دمتم بود.